Система обработки нормативных документов

Система обработки нормативных документов предназначена для автоматизации процесса поэтапной обработки документов и их последующего ввода в Электронную Библиотеку, включая процесс поэтапной юридической обработки нормативно-правовых актов.

Структура Электронной Библиотеки

На логическом, видимом для пользователя уровне хранение документов в Электронной Библиотеке реализовано с помощью метафоры «шкаф — полка — папка», в соответствии с которой документ помещается в папку, та, в свою очередь, находится на полке и т. д.

Полки и папки организованы в иерархическую, интуитивно–понятную, легко настраиваемую и изменяемую структуру, отражающую предметную или тематическую область информационного фонда. Количество разделов (шкафов), а также уровней вложения рубрик (полок) и подрубрик (папок) не ограничено.

Каждый документ может отображаться в одной или нескольких папках (рубриках) Электронной Библиотеки, если такой документ имеет отношение к нескольким разделам предметной области. При этом в базе данных системы документ будет представлен однократно. 

Организация хранения документов

Наряду с текстами (содержимым) документов в Электронной Библиотеке хранятся также так называемые Карточки документов, состоящие из набора не связанных непосредственно с текстом атрибутов (реквизитов), дополнительно характеризующих каждый документ.

Например: название документа, вид документа и форма принятия, дата вступления в силу, организация, издавшая документ, регистрационные реквизиты, отнесение к рубрикам Библиотеки.

Текст документа представляет собой неотъемлемую часть Карточки документа.

В LexDOCS доступны два метода прикрепления содержимого документа к Карточке документа:

  • Экспорт (загрузка) содержимого документа из «внешнего» файла. Этот метод предназначен для помещения в Библиотеку предварительно разработанного внутри организации или за его пределами текста электронного документа любого формата представления, в том числе графического.
     
  • Создание содержимого документа с помощью встроенного HTML–редактора. Этот метод предназначен для разработки содержимого документа, не прибегая к использованию внешних приложений (например, MS Word).    

Поэлементная обработка документов

В общем случае, содержательная часть документа состоит из элементов, связанных между собой отношением «родитель-потомок». Документ может содержать элементы различных видов.

Например: форма принятия, название документа, сигнатура, раздел, глава, параграф, статья, часть, пункт, подпункт, абзац, комментарий, ссылка, таблица и т. п..

Текст документа хранится в виде древовидной структуры, корнем которой является Карточка, а узлами – структурные элементы документа.

Каждый элемент, наряду с содержимым, обладает профилем (карточкой), состоящим из атрибутов, описывающих и идентифицирующих элемент.

Кроме того, элемент, в зависимости от вида, характеризуется следующими формами своего содержания:

  • текстовое содержимое,

  • ссылка на документ и/или другой элемент,

  • таблица,

  • графический ресурс.

Форма «текстовое содержимое» всегда присутствует в элементах, независимо от их вида.

Создание документа начинается с заведения Карточки, так как она является корнем древовидной структуры документа.

Для создания структуры документа в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его содержанию, в системе регламентируются допустимые следования (переходы) элементов структуры документа. 

Этот порядок следования элементов или их вхождения зависит, как правило, от языка документа.

Кроме того, в системе используются метаданные с описанием способов визуального представления элементов по их видам.

В целях оперативной публикации для всеобщего доступа документов, прошедших обработку, они автоматически преобразуются в соответствующие форматы представлений. Преобразованные документы, сохраняемые в Электронной Библиотеке, автоматически синхронизируются с данными исходных документов. 

Поддержка редакций и версий документов

В LexDOCS реализована поддержка ведения хронологической истории изменения документов – редакции (версии), как на уровне элементов структуры нормативно-правового документа, так и на уровне документа в целом.

Для обеспечения возможности поддерживать редакции (версии) нормативно-правовых документов, Карточка содержит:

  • идентификатор первоначальной редакции документа;

  • признак, указывающий, что данная редакция документа является действующей (контрольной);

  • идентификатор документа, который является основанием для пересмотра данного документа, в соответствии с которым и появилась текущая редакция;

  • дата вступления в силу данной редакции элемента.

Необходимым условием для внесения изменений или дополнений в нормативный документ является наличие в базе документа-основания, утверждающего внесенные в документ дополнения и/или изменения. 

Классификация документов

В системе LexDOCS поддерживается многоаспектная классификация нормативно-правовых документов. Классификация может проводиться, например, на основе:

  • Общеправового классификатора отраслей законодательства,

  • Тематических разделов,

  • Алфавитно-предметного указателя,

  • Справочника понятий и терминов.

Нормативно-правовые документы могут быть отнесены одновременно к нескольким разделам одного и того же классификатора.

Кроме того, классификация документов может проводиться как на уровне документа в целом, так и на уровне его отдельного структурного элемента, в том числе, на уровне абзаца. 

Ключевые функциональные возможности Системы обработки нормативных документов

  • возможность хранения документов в различных форматах представления (HTML, PDF, MS Word и т.д.),гарантируя при этом идентичность содержания; 
  • поддержка документов, содержащих разнородную информацию (текст, рисунки, графики, таблицы и т.д.);  
  • использование формализованных типовых бизнес–правил обработки нормативно-правовых документов;  
  • обработка бизнес–логики приложения на стороне Сервера Базы Данных и/или Сервера Приложения; 
  • обеспечение необходимого уровня настройки системных параметров и метаданных администратором Системы; 
  • поддержка в содержимом документов, наряду с официальной информацией, как в оригинале, так и неофициальной дополнительной информации – разъяснений, комментариев и т.д. 
  • раздельное хранение содержимого документов и средств их визуализации – форматов представления содержимого;
  • хранение и обработка структуры содержимого документов на уровне отдельных элементов;
  • возможность организации в тексте документов ссылок на определенные части документов;  
  • наличие Конструктора структуры документа, содержащего:
  • встроенный HTML – редактор,
  • встроенный Конструктор таблиц;
  • наличие Конструктора оглавления содержимого документа; 
  • поддержка редакций (версий) как на уровне элементов структуры нормативнового документа, так и на уровне документа в целом; 
  • контроль соблюдения соответствующих правил и ограничений по созданию и оформлению документов; 
  • контроль непротиворечивости значений атрибутов из Карточки их фактическому текстовому содержимому в документе; 
  • систематизация информации как на уровне отдельных элементов структуры документов, так и на уровне документов в целом; 
  • хранение и систематизация графической информации, содержащейся в документах; 
  • хранение и обработка имеющихся связей (ссылок) между документами и/или их элементами, включая контроль над их актуальностью и непротиворечивостью;
  • визуализация существующих редакций (версий) документов с различным уровнем детализации по запросу пользователей; 
  • возможность чтения предыдущих редакций документа одними пользователями одновременно с внесением изменений или дополнений в этот же документ (создание новых редакций) другими пользователями; 
  • централизованное ведение нормативно-справочной информации.