Система LexDOCS может быть использована в качестве технологической платформы для создания Системы управления редакционно-издательской деятельностью, которая будет:
- включать в себя единое Хранилище данных для материалов, которые в настоящее время заявлены в номер, планируются в будущем – «редакционный портфель» или уже прошли этап подготовки в печать и были изданы (архив изданий);
- служить средством для построения и организации технологической цепочки работ с редакционными материалами, охватывающим все службы и этапы производства с момента планирования и подготовки издания к печати.
Система управления редакционно-издательской деятельностью обеспечит:
- максимально эффективный процесс подготовки издания к печати;
- контроль готовности издания на каждом этапе и с любого компьютера через сети Интранет и Интернет;
- автоматическое формирование, протоколирование и накопление необходимых статистических данных о ходе редакционного процесса;
- взаимодействие между журналистами, редакторами, корректорами, верстальщиками на качественно новом уровне;
- возможность удаленной работы редакторов, авторов и корректоров через сеть Интернет.
Управление редакционно-издательской деятельностью будет осуществляться за счет автоматизации бизнес-процессов, связанных с редакционной деятельностью, включая:
- создание единого информационного пространства для централизованного хранения, накопления, поиска, обмена и обработки редакционно-издательских материалов;
- организацию редакционного документооборота и автоматизацию совместной работы над редакционно-издательскими материалами;
- организацию доступа к редакционно-издательским материалам, включая поиск и навигацию по архиву редакционных материалов.
Специфические особенности Редакционной системы
- Обеспечение надлежащей систематизации и классификации редакционно-издательских материалов;
- Разработка и внедрение унифицированной технологии планирования, хранения, накопления и обработки структуры издания - «макета номера»;
- Возможность распараллеливания процесса подготовки издания к печати;
- Поддержка шаблонов для создания и оформления редакционных текстов и «макетов номеров»;
- Расширенная поддержка графических ресурсов – хранение и доступ к метаданным графических изображений, включая отбор (поиск) рисунков по метаданным;
- Организация информационного обмена с Настольно-издательской системой (программа верстки издания);
- Автоматизация процесса получения новостей по каналам Информационных агентств, включая этап загрузки в базу данных, первоначального атрибутирования и извещения сотрудников новостной службы.
Единое электронное Хранилище редакционно-издательских материалов
Для обеспечения единого информационного пространства редакционно-издательского производства предназначено единое электронное Хранилище редакционно-издательских материалов.
В состав электронного Хранилища могут быть включены редакционно-издательские материалы следующих видов или категорий:
- авторский материал;
- рекламные материалы;
- новостная информация.
Каждая категория материалов характеризуется специфичными особенностями в части хранения, обработки и систематизации содержащейся в материалах информации.
Кроме того, электронное хранилище содержит архивы:
- исходных материалов, которые легли в основу изданного редакционного материала, включая иллюстрации к ним (фотоархив);
- ранее подготовленных и выпущенных в печать номеров изданий.
Организация хранения материалов
Содержательная часть материала состоит из документов (файлов):
- исходного материала – документы, являющиеся источниками (основаниями) для подготовки, разработки и/или сопровождения (в случае графического изображения) материала для последующего его заявления (включения) в номер издания.
- рабочего материала – материал, созданный на основании исходного и прошедший предварительную обработку (редакторскую, корректорскую и т.д.) с целью заявления или размещения его в номер издания.
Особенности организации хранения исходного материала
С паспортом материала может быть связан исходный материал, состоящий из одного или более документов. Допускается и отсутствие исходного материала.
В качестве исходного материала могут выступать документы, содержащие тексты проектов статей (черновики), тексты новостей Информационных агентств, тексты рекламных объявлений, а так же фотографии или аудио файлы.
Хранение исходных материалов в электронном Хранилище обеспечит:
- надежный доступ к исходной информации с любого места в любое время;
- возможность четкого разделения труда и ответственности между сотрудниками отделов Редакции по размещению в хранилище исходной информации;
- доступ к информации, которая явилась основанием для появления редакционного материала, с целью глубокого анализа, мониторинга и усиления контроля над ходом подготовки материала в печать.
Особенности организации хранения рабочего материала
Для работы над рабочим материалом предназначен специальный модуль «Конструктор структуры содержимого», обеспечивающий:
- набор текста по шаблонам, описывающим способы визуального представления элементов по их видам;
- доступ к исходным материалам.
Обеспечивается поддержка следующих специфических для редакционного процесса функций:
- одновременная групповая (коллективная) работа над текстом одного и того же материала;
- идентификация структуры содержимого материалов и его унификация в соответствии с принятыми правилами по оформлению текста;
- возможность размещения (распределения) материала по частям в нескольких номерах издания, включая размещение материала на нескольких полосах одного и того же номера;
- контроль на недопустимость повторного размещения материала в нескольких изданиях на уровне отдельно взятых частей, составляющих материал;
- оптимизация процесса внесения правок в текст – поддержка версий на уровне отдельно взятых элементов структуры содержимого материалов;
- поддержка в текстах наряду с официальной информацией (авторский текст) дополнительной информации (редакторский или корректорский текст в форме замечаний, рекомендаций, комментариев и т.п.);
- удобная навигация по структуре больших по объему материалов.
Особенности хранения новостных материалов
Для систематизированного хранения новостной информации паспорт материала снабжается дополнительным набором реквизитов, содержащим источник информации, способ и дату получения.
Особенности хранения рекламных материалов
Для систематизированного хранения рекламной информации, паспорт материала снабжается дополнительным набором реквизитов, которые будут в первую очередь отражать взаимоотношения редакции с рекламодателем в части условий, сроков и порядка размещения рекламы.
Особенности хранения графических файлов
Для систематизации фотоинформации карточка графического файла снабжается дополнительным набором реквизитов (метаданных), которые являются специфичными для иллюстраций и обеспечат возможность доступа к дополнительным свойствам изображений, включая поиск или отбор графической информации по метаданным.
Управление структурой издания
Для обеспечения планирования, хранения, накопления и обработки структуры издания в Редакционной системепредназначены:
- Карта номера – специальный объект, состоящий из включенного (заявленного) в номер редакционного материала и обеспечивающий на их базе структурирование номера издания с последующим контролем над ходом его подготовки в печать;
- Конструктор номера – средство для создания и последующей поддержки структуры выпускаемого издания, т.е. карты номера.
Карта номера
Карта номера условно делится на следующие блоки информации:
- Содержательный – структура, состоящая из полос и рубрик номера, а так же редакционного материала с указанием полос и рубрик для размещения;
- Выходные данные – набор не связанных напрямую с содержательным блоком реквизитов, которые уникально идентифицируют номер издания, дату выхода в печать, дежурного и выпускающего редактора и т.д.;
- Технологический – реквизиты, которые фиксируют и протоколируют операции сотрудников и события, связанные с обработкой содержательного блока и блока выходных данных на этапах планирования и подготовки номера.
Карта номера автоматизирует процесс планирования номера издания, включая планирование количества полос, планирование рубрик с учетом их принадлежности к той или иной полосе, а так же планирование отдельных редакционных материалов, с указанием ответственных, объема и сроков сдачи в номер.
На основании карты номера будут раздаваться редакционные задания, будет отображаться для контроля весь ход работы над материалами (текущий исполнитель, статус готовности материала).
На этапе планирования номера допускается операция по включению в карту номера ранее подготовленного и заявленного для размещения материала.
В процессе подготовки запланированного номера поддерживаются операции по оперативному изменению его содержательной части, касающиеся размещения полос, рубрик и материалов, включая протоколирование и извещение соответствующих сотрудников редакции об имевших место изменениях:
- включение срочно в номер дополнительного материала;
- замена одного материала другим;
- снятие материала из номера.
После того как все сверстанные полосы издания будут утверждены для выпуска в печать и выпускающий редактор утвердит весь номер в тираж, карта номера будет автоматически помещена в архив Корпоративного Хранилища, где будет доступна только «для чтения».
Конструктор номера
Конструктор номера обеспечит возможность формировать и поддерживать структуру номера – карту номера соответствующим сотрудникам редакции на этапах планирования и подготовки номера.
С помощью Конструктора номера будет автоматизирован процесс планирования номера издания – формирование карты номера, включая доступ к блоку выходных данных.
Конструктор будет обеспечивать пользователей следующим базовым набором функций и возможностей по работе со структурой номера издания:
- формирование трехуровневой структуры номера, элементами которой будут являться полосы, рубрики и материалы;
- распределение одного и того же материала по нескольким полосам издания;
- создание структуры номера на основании шаблонов;
- внесение изменений и/или дополнений в структуру номера, включая перемещение или исключение из структуры отдельных ее элементов;
- доступ к вошедшим в номер паспортам редакционных материалов, при этом предоставляя доступ только к той содержательной части материалов, которая запланирована для размещения на данной полосе.
Автоматизация редакционного документооборота
Система Управления Деловыми Процессами (далее СУДП) обеспечит редакционный документооборот, включая автоматизацию коллективной работы сотрудников редакций по подготовке издания к выпуску.
LexDOCS обеспечит тесное информационное взаимодействие СУДП с электронным Хранилищем редакционно-издательских материалов.
СУДП обеспечит редакционный документооборот между всеми службами Редакций, участвующих в планировании и подготовке издания в печать.
Особенности редакционного документооборота
Деловой процесс для организации и автоматизации редакционного документооборота включает в себя процедуры технологической обработки карты номера и заявленных в номер редакционных материалов.
Обработка редакционных материалов возможна как на этапе подготовки номера (после создания и утверждения структуры номера) после выдачи редакционного задания, так и заранее (до этапа планирования структуры номера) в случаях, когда сам автор является инициатором подготовки материала до заявления его в номер.
Обработка Карты номера
СУДП будет поддерживать типовой Деловой процесс по обработке карты номера, состоящий из последовательно выполняемых технологических этапов.
Обработка Редакционных материалов
СУДП обеспечит поддержку всех необходимых этапов по коллективной обработке редакционного материала, включая редакторскую и корректорскую обработку.
|
Для различных категорий редакционного материала (авторский, новостной и рекламный) будет поддерживаться своя схема прохождения (маршрутизация) материала, характеризующаяся:
|
|
СУДП будет поддерживать согласованность и координацию между Деловым процессом по обработке карты номера и процессами по подготовки редакционных материалов, заявленных в номер. В частности, не будет допускаться перевод номера издания в состояние Выпуск номера до тех пор, пока не завершится обработка всех входящих в него материалов.
Организация доступа и поиска редакционно-издательской информации
Информационно-поисковая система LexDOCS (далее ИПС) обеспечит оперативный доступ и поиск редакционно-издательского материала, включая доступ к архивам номеров изданий и к истории их подготовки.
ИПС обеспечит пользователей следующими методами поиска или отбора различной редакционно-издательской информации, хранящейся в Корпоративном Хранилище:
Навигация по одному из аспектов систематизации
Возможна навигация по следующим аспектам:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В качестве реквизитов поиска могут выступать:
|
|
|
|
|
|
|
Пользователям будут доступны следующие виды отбора информации:
- Нерегламентированный отбор
Отбор информации предваряется заданием условия поиска через соответствующие Формы, включая отбор с помощью Навигаторов.
- Регламентированный отбор
Для отбора информации не требуется предварительного задания условий поиска со стороны пользователя, поскольку отбор осуществляется по заранее определенным в ИПС условиям, например:
|
|
|
Ожидаемый результат от внедрения Редакционной системы
Разработка и внедрение редакционно-издательской системы, в конечном счете, обеспечит:
- Повышение качества производства: получение инструментов контроля производства позволяет сосредоточиться на процессе издания, а не на организационных проблемах.
- Повышение оперативности: возможность эффективного управления позволяет быстро перестраивать процесс, не срывая сроков выполнения задачи.
- Увеличение производительности: построение системы конвейерной работы позволяет не расширять штат, а увеличивать эффективность работы сотрудников, делать тем же составом редакции больше работы.
- Повышение надежности инфраструктуры: система хранения данных обеспечивает надежную защиту информации, быстрый и качественный поиск документов, создание единого, непротиворечивого и всегда доступного источника информации о состоянии производственного процесса.
- Повышение эффективности управления: упорядочивание и формализация хранения материалов, систематизация доступа к данным и четкое определение функций сотрудников позволяет унифицировать технологические процессы, автоматизировать передачу материалов по производственно-административной цепочке и повысить гибкость производственного процесса.
- Высокая технологичность: использование современных программных средств позволяет получить масштабируемую модульную систему, организовать удаленный доступ к данным, автоматизировать рутинные операции, однотипно обрабатывать различные данные.
- Оптимизация расходов: сокращение издержек на расходные материалы и непродуктивного расхода времени персонала на многократное копирование бумажных документов.
